スマホでスキャン



書類をデータ化して管理コストを節約する場合など、紙の書類をスキャナーで読み込んでデータ化しますよね。

リモートワークの普及により自宅でも書類整理の必要性が生まれましたが、スキャナーがないからと諦めていませんか?

実は、スマホがあればスキャナーがなくても書類のデータ化はできます。

必要なのはスマホとアプリのみ。

簡単で仕事効率アップが期待できる便利な知識なので、ぜひ覚えておきましょう。

スキャナーがなくてもスマホで代用できる

書類をデータ化する方法はいくつかありますが、オーソドックスな方法には次のようなものがあります。

  • スキャナーで読み込んでPCで保存
  • スマホで撮影してSDカードで保存

リモートワークの影響もあり、自宅に高性能なスキャナーが必要になった方もいるでしょう。

必要性が高ければスキャナーやスキャナー機能が付いている複合機などを購入する選択もありますが、わずか数枚の書類をデータ化する程度であればスマホで十分です。

iPhoneにもAndroidにもスマホでスキャンできるアプリがある

実は、iPhoneにもAndroidにも書類をスキャンできるアプリがはじめからインストールされています。

iPhoneの場合は「メモ」、Androidの場合は「Googleドライブ」を使えば、簡単に書類をスキャンしてPDFファイルとして保存できます。

AppStoreやGoogle Playには有料~無料までさまざまなスマホスキャンアプリがありますが、セキリティが気になる人は少なくないでしょう。

場合によっては重要な書類や個人情報が記載された書類をスキャンする可能性もある以上、セキュリティ面の堅牢さは重要なポイントになります。

その点、上記で挙げたアプリはいずれも純正アプリなので、安全性、信頼性ともに高いのが魅力です。

スマホスキャンアプリの特徴

  • スマホ以外必要ない
  • すぐに使える
  • 書類、写真、名刺、雑誌や本などありとあらゆる紙面をスキャンできる
  • 自動で画像を修正して歪みや影を消してくれる
  • 文字を読み取ってテキストデータにできる
  • ページを結合できる
  • スキャンしたデータをクラウドに保存できる(ローカルも可)

など、書類など紙ベースのものを画像保存するのであれば、スマホスキャンのほうがカメラよりも優れている点がたくさんあります。

スマホでスキャンする手順

先ほど紹介した「メモ」「Googleドライブ」でスキャンする方法はとても簡単です。

iPhoneでスキャンする方法

  1. メモアプリを開く
  2. 「新規メモ作成」をタップ
  3. カメラボタンをタップ
  4. 書類をスキャンを選択
  5. PDF化したい書類を撮影

Androidでスキャンする方法

  1. グーグルドライブアプリを開く
  2. アプリを開いて右下「+」ボタンをタップ
  3. 「スキャン」を選択
  4. PDF化したい書類を撮影

使いやすいスキャンアプリを使おう

スマホでスキャンする方法を知っていれば、たとえば営業先で受け取った書類をすぐに共有することができるなど、たくさんのメリットが期待できます。

各ストアには、以下のような機能を持ったスマホスキャンアプリがあるので、必要な機能や特徴があるものを探してみるとよいでしょう。

自動認識撮影するだけでよいので大量にスキャンするときに使いやすい
手動認識読み込み範囲を細かく設定したい場合などに向いている
保存形式JPEG、PDFが一般的だがほかにもDOCS(Word形式)やPNGなどで保存できるアプリもある
OCR機能OCR機能はスキャンした書類の文字を読み取って文字データとして編集できるようにする機能で、読み取りミスもあるがテキスト化する際の手間を大幅に軽減できる
ページ結合機能ページ単位で画像ファイルを持っていると管理が大変だが、ページ結合機能を使えば1つのファイルにまとめられるので大量のファイルでも管理しやすい
編集機能ちょっとした画像の修正やコメント等を書き込める機能があると便利
保存場所内部ストレージかクラウドか選べると管理しやすく、クラウド保存ならデータ共有も楽